Workation: Lavorare Mentre Si Viaggia – Guida e Consigli

Hai presente quella persona che si trova sempre in giro per il mondo e guardando tutte le sue fantastiche mete turistiche pensi: ma non lavora mai?

Oggi parliamo di un fenomeno sempre più diffuso, ovvero quello della workation, che al contrario di ciò che sembra dimostra la fattibilità di lavorare e coltivare le proprie passioni, come quella di viaggiare in giro per il mondo alla scoperta di nuove terre.

Workation: significato e definizione

Con il concetto di workation, espressione che prende il nome dall’unione del termine work (lavoro) e vacation (vacanza), si vuole indicare un’esperienza dove è assolutamente possibile lavorare mentre si è in viaggio o in luoghi di vacanza. 

Si tratta di una pratica messa in atto da diversi anni ormai che consente a tutti i lavoratori amanti dei viaggi e delle nuove scoperte di unire la loro produttività al piacere, senza dover necessariamente compiere delle rinunce o compromettere la propria produttività a lavoro.

Qual è la differenza tra smart working e workation?

Il senso comune tende a confondere il concetto di workation con quello di smart working: anche tu almeno una volta nella tua vita hai pensato che chi lavora da remoto è come se si trovasse sempre in vacanza, non è così?

In realtà esistono diverse differenze sostanziali tra i due concetti, e sia l’uno sia l’altro non rimandano al fatto che il lavoro da svolgere venga preso “alla leggera”, oppure non sia eseguito a dovere come quando si sta dietro la scrivania di un ufficio. 

Innanzitutto bisogna chiarire il fatto che lo smart working rappresenta un modello di lavoro che possiamo definire flessibile, vale a dire che consente ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni al di fuori dell’ufficio tradizionale, e solitamente viene svolto da casa o da una sede che abbia comunque a disposizione una connessione internet stabile. 

La workation, di cui parliamo in questo articolo, invece, prevede un reale spostamento dell’individuo in una nuova località al fine di andare a combinare il proprio lavoro con la passione per i viaggi e il turismo, e molto spesso tutto ciò accade per un periodo di tempo limitato.

Se, quindi, lo smart working si concentra soprattutto sulle pratiche di ottimizzazione delle performance lavorative e anche degli spazi aziendali che vengono così ridotti, la workation va ad aggiunge una componente esperienziale ulteriore, in quanto permette di favorire il benessere personale, che risulta poi avere riscontri positivi anche a livello mentale e di produttività sul lavoro.

I vantaggi della workation per lavoratori ed imprese

La workation, proprio per le sue caratteristiche e opportunità offerte, consente di prendere parte a numerosi vantaggi per chi sceglie questo stile di vita. Tutto ciò ha un risvolto positivo non solo per i lavoratori stessi ma anche per le imprese e adesso scopriremo insieme in che modo. 

Per i dipendenti questo approccio rappresenta una reale opportunità di crescita e possibilità di migliorare il proprio equilibrio tra vita privata e impegni lavorativi. 

Numerose ricerche dimostrano che l’ambiente di lavoro influenza tantissimo la nostra produttività lavorativa e quindi non possiamo che affermare che quando si lavora in un ambiente stimolante e oltretutto diverso si può solo andare a incrementare la produttività e la creatività, riducendo così lo stress e il rischio di burnout.

Dal punto di vista personale, la workation permette di poter esplorare nuove culture, arricchire le conoscenze, fare nuove esperienze di vita senza andare a sacrificare le diverse responsabilità professionali. 

Inoltre avere la possibilità di staccare dalla routine quotidiana, pur continuando a lavorare, favorisce una maggiore soddisfazione a livello generale, ma, come abbiamo detto, tutto ciò assume un riscontro positivo anche per le aziende stesse che, dal canto loro, possono andare a beneficiare di una workforce molto più motivata, produttiva e creativa. 

La workation, infatti, viene considerata come un potente strumento capace di attrarre giovani talenti che si mostrano sempre più interessati a voler sperimentare e fare esperienza di modalità di lavoro che siano altamente flessibili e innovative. 

Infine, sempre a favore delle imprese stesse, la workation consente di mantenere alto l’umore dei dipendenti e questo può assolutamente andare a tradursi come una reale riduzione del cosiddetto turnover e, di conseguenza, un aumento della produttività complessiva.

Workation deriva dall’unione del termine work (lavoro) e vacation (vacanza).

Come pianificare una Workation in 4 passi

Una workation per essere definita tale richiede un’importante pianificazione non solo a livello strategico ma anche mentale, soprattutto per non tralasciare importanti e fondamentali dettagli che possono altrimenti andare a precludere la possibilità di continuare a svolgere il proprio lavoro in modo efficiente. 

Ecco quindi quattro passi fondamentali che ti consigliamo di seguire se anche tu hai intenzione di lavorare in posti nuovi e trasformare la tua esperienza in un reale caso di successo.

1 – Scelta della destinazione

La scelta della destinazione rappresenta il primo passo fondamentale per la buona riuscita e il successo della tua esperienza di workation. 

Prima di tutto, devi assicurarti che il luogo in cui vorrai andare a esplorare e goderti questa opportunità sia caratterizzato da una connessione internet affidabile e disponga di spazi sufficienti per lo smart working, oppure che sia presente in loco un coworking dove poterti appoggiare.

Ovviamente devi valutare attentamente il costo e il tuo budget complessivo: alcune destinazioni offrono un ottimo rapporto qualità-prezzo, in particolare in posti poco interessati dal turismo di massa, mentre altre, come Milano, New York, Londra, Parigi, Londra, richiedono risorse finanziarie più consistenti.

Tieni anche conto del clima e la stagionalità, immagina di viaggiare per una destinazione con condizioni meteo non favorevoli, questo non renderà di certo la tua esperienza piacevole. 

Infine non trascurare la sicurezza e la stabilità politica del luogo, la sicurezza è un fattore cruciale, opta per luoghi che siano politicamente stabili e con basso tasso di criminalità.

2 – Definizione della durata ideale

La durata della workation è un altro elemento molto importante. A tutti noi piacerebbe poter dire di essere costantemente in viaggio da qualche parte, per fare un po’ come i nomadi digitali, e allo stesso tempo poter continuare a portare a termine gli obiettivi, soprattutto professionali. Purtroppo non è sempre così.

Chiaramente, se il periodo da te scelto è troppo breve o si riduce a un paio di giorni circa, sicuramente non puoi dire di poter aver avuto un’adeguata immersione nell’ambiente scelto, al contrario invece di soggiorni prolungati che potrebbero aiutarti a esplorare meglio il luogo, ma allo stesso tempo risultare difficili da gestire dal punto di vista logistico e lavorativo.

Quindi, cosa fare? Cerca di bilanciare bene il tempo che dovrai dedicare al lavoro, con quello che invece sarà destinato all’esplorazione, inoltre verifica tutte le diverse normative in merito ai visti per il paese di destinazione e fai in modo che la durata del soggiorno possa essere compatibile con quelli che sono i diversi requisiti dal punto di vista legale.

3 – Pianificazione del budget

Il budget, ovviamente, è uno degli aspetti più importanti di tutta la questione legata alla pianificazione della workation. 

Considera bene i costi di alloggio, dei vari trasporti, le spese legate anche al lavoro (come per esempio l’affitto di spazi di coworking) e così via. Prevedi anche un fondo di emergenza per eventuali imprevisti, è sempre bene andare a prevenire e tamponare eventuali situazioni, soprattutto se si è comunque in parte anche impegnati a portare a termine obiettivi lavorativi.

Per ottimizzare le risorse, inoltre, puoi optare per diverse soluzioni abbastanza economiche: scegli ad esempio affitti a lungo termine tramite piattaforme specifiche o valuta eventuali promozioni dedicate ai voli e alloggi.

4 – Cura dei preparativi essenziali

Per la buona riuscita della tua esperienza di workation, tieni presente che è importante anche e soprattutto l’aspetto burocratico.

Verifica quindi la necessità di essere in possesso di eventuali visti o permessi per la destinazione che hai scelto di visitare e assicurati di avere sempre un’assicurazione sanitaria che sia adeguata per qualsiasi imprevisto. 

Ricorda di preparare tutti i documenti essenziali e necessari, come il passaporto, la patente internazionale e così via e informa il tuo datore di lavoro o i tuoi eventuali clienti sugli orari in cui potrai essere disponibile durante la tua workation.

Attrezzatura necessaria per una workation di successo

Una workation produttiva richiede l’utilizzo di strumenti che siano adeguati. Un laptop affidabile e ben performante è indispensabile, insieme a tutti gli altri accessori come un mouse ergonomico, il powerbank per esigenza ad esempio per lo smartphone e zaini capienti e progettati per il trasporto di dispositivi elettronici.

La connessione internet, come abbiamo già ribadito è fondamentale: procurati una eventuale SIM locale se serve e che disponga di un piano dati sufficiente per la tua permanenza e le tue necessità lavorative. In alternativa puoi sempre cercare un alloggio che dispone di Wi-Fi ad alta velocità. 

Ricorda che comunque gli spazi dedicati al coworking si prestano ad essere un’ottima alternativa per una connettività stabile.

Puoi inoltre scegliere di aiutarti con gli strumenti digitali a te più familiari, come la suite Google (Docs, Sheets, Drive) che ti permette di svolgere il lavoro collaborativo in modo molto più facile e, allo stesso tempo, avere sempre tutto a portata di un click ovunque ti trovi. 

Utilizza sempre piattaforme di archiviazione cloud per mantenere i tuoi file accessibili ovunque e applicazioni come Zoom o Microsoft Teams per effettuare riunioni virtuali. 

La connessione a internet è fondamentale per lavorare da remoto: quando pianifichi una workation assicurati di trovare degli alloggi con wi-fi e connessione stabile, oppure degli spazi di coworking disponibili quando viaggi.

La gestione del lavoro durante la workation

Lavorare in viaggio richiede sempre un’adeguata disciplina e una determinata organizzazione. Ecco alcuni consigli che possono aiutarti:

• Crea una routine: stabilisci gli orari di lavoro in modo specifico e preciso e mantieni costante la produttività durante questo lasso di tempo.
• Comunicazione efficace: usa strumenti digitali per rimanere in contatto con il team e i clienti, garantendo sempre eventuali aggiornamenti in modo regolare sulle tue attività.
• Gestisci il fuso orario: pianifica le riunioni in orari compatibili con i colleghi che si trovano in diverse parti del mondo.
• Bilancia il tuo lavoro con il tempo libero a disposizione: dedica dei momenti specifici al relax per sfruttare al meglio l’esperienza e organizza per tempo la tua attività lavorativa.

Le sfide di lavorare mentre si viaggia per i dipendenti: come superarle

Nonostante i numerosi vantaggi, lavorare in viaggio presenta anche alcune sfide da non sottovalutare. 

Riuscire a gestire le eventuali distrazioni è fondamentale: ecco perché scegliere ambienti tranquilli e ben organizzati per lavorare senza interruzioni è molto importante quando si viaggia.

Mantenere la motivazione può essere complesso; definisci quindi obiettivi che siano chiari e concediti dei “premi” per i traguardi raggiunti, questo aumenta la tua produttività. 

Per evitare problemi tecnici, porta sempre con te dispositivi di backup e assicurati che la connessione internet sia sempre stabile. 

Infine considera anche il cosiddetto fenomeno del jet lag e concediti il tempo necessario al fine di adattarti a nuovi ed eventuali fusi orari.

Workation ed HR: come gestire chi viaggia mentre lavora

Come abbiamo detto finora la workation è praticabile da chi ha la possibilità di lavorare da remoto e che presenti comunque un forte spirito a livello organizzativo e abbia il supporto di datori di lavoro aperti a queste nuove pratiche organizzative.

Vediamo insieme come gestire a livello burocratico e aziendale queste determinate situazioni.

Gli aspetti giuridici

Le implicazioni giuridiche della workation cambiano a seconda delle normative locali. Le aziende, infatti, devono poter prendere in considerazione tutti quegli aspetti legati alla conformità delle leggi sul lavoro del paese di destinazione, compresa la copertura di tipo assicurativo e la fiscalità. 

I liberi professionisti non hanno molti problemi da questo punto vista, a meno che il tipo di lavoro non preveda dei contatti di persona frequenti con i clienti.

Se invece si è dei lavoratori dipendenti è molto verificare se si ha un contratto che permetta di effettuare una workation. Tutto ciò risulta essere estremamente essenziale al fine di andare a evitare spiacevoli fraintendimenti.

Perché serve una policy aziendale aggiornata e consigli pratici

Le aziende che scelgono di aderire a queste nuove modalità di svolgimento del lavoro devono adottare delle policy specifiche al fine di riuscire a poter regolare la workation, stabilendo quindi delle regole sulla durata, le eventuali spese rimborsabili e i cosiddetti standard di performance da definire. 

Una policy ben strutturata consente una facile organizzazione e permette un equilibrio tra le diverse esigenze aziendali e quelle del dipendente.

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